Comment réussir son événement digital ?

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L’événement digital s’inscrit sans aucune surprise parmi les nouvelles tendances de cette année 2021. En effet, face à la crise sanitaire actuelle, la digitalisation de tous nos domaines et secteurs d’activité est primordiale. De vos conférences, à vos séminaires, salons, congrès ou simples autres événements, vous devez y passer …

La nouvelle tendance de l’événementiel digital

En 2020, la pandémie de la Covid-19 a imposé, comme énoncé précédemment, la transformation digitale de nombreux secteurs. L’événementiel fait effectivement partie intégrante de ces domaines qui sont passés au virtuel. Avant de voir comment et pourquoi créer un événement 100% digital, nous allons déjà vous en décrire le principe.

Pourquoi parle-t-on de digitalisation ou de transformation digitale ? Tout simplement car ces deux termes traduisent une suite logique de l’évolution de la technologie, d’internet, de l’informatique mais surtout du digital. Ils sont aujourd’hui, totalement intégrés à votre vocabulaire d’entreprise puisqu’ils deviennent essentiels à la pérennité de votre structure. Ce qui était considéré comme il y a bientôt un an, comme une contrainte, devient maintenant un atout majeur dans votre secteur. Transformez ou déclinez-vous avec et grâce au digital !

Pourquoi devez-vous suivre cette tendance ? Suivre une tendance ne fait pas de vous, comme beaucoup le pense « un mouton des évolutions de la société ». Mais bien comme quelqu’un qui sait saisir les bonnes opportunités au bon moment. De plus, le simple fait que cette tendance n’en reste pas une, mais s’implémente réellement pour une durée indéterminée dans nos vies, est très fort probable. Alors ne pensez pas : « une fois la crise terminée, la digitalisation disparaîtra » ! Mais bien : « la digitalisation est un nouveau mode de consommation, de croissance et de vie ».

Réussir votre événement digital

Sachez que faire de l’événementiel digital ne se résume pas seulement à transposer votre événement dit « classique » en événement digital. Nous pourrions même considérer que le travail qu’il nécessite est plus important et précis qu’avant. Nous allons pour cela, vous donner quelques bonnes pistes, démarches et solutions à suivre pour une organisation dans les meilleures conditions. Mais surtout pour dans l’optique d’avoir un bon résultat par la suite.

Définissez vos objectifs pour identifier votre cible

Comme pour un événement classique, cette première étape est primordiale. Mais l’ajout de la dimension digitale requiert que vous vous concentriez vraiment sur l’essentiel de votre message. Vous devez aussi avoir une ligne éditoriale bien définie et correctement tracée. L’avantage que vous pouvez trouver à un événement digital est qu’il est très simple d’élargir votre cible et de donner plus de visibilité à votre événement.

Choisissez le lieu de votre événement digital

Un peu paradoxal non ? Et bien sachez que ce choix est très important, pour le moins, plus que vous ne le pensez. Il sera votre principal support pour votre événement digital. Pensez donc à une salle, un studio, un bureau ou tout simplement vos propres locaux entièrement équipés. Le résultat et les retombées de votre événement vont bien entendu dépendre de son bon déroulement. Aucun problème technique : c’est plus de chance que réussite pour votre évènement.

Déterminez le budget de votre événement digital

Ne pensez surtout pas que « événement digital » veut dire aucun budget. Certes, vous n’aurez rien à débourser pour ce qui est des traiteurs par exemples, de la décoration et tous ces éléments logistiques. Mais incluez dans votre budget votre lieu, le matériel dont vous aurez besoin et surtout tous les outils qui pourront faire de votre événement un univers captivant et attractif ! Ne serait-ce qu’un travail graphique, des montages vidéo, un habillage sonore …

Créez votre propre univers digital

C’est votre moment ! Celui de vous différencier de tous, en immergeant votre public dans un univers qui sera le vôtre. Créer votre univers vous permettra donc de vous distinguer mais surtout de trouver une solution à une lourde problématique. Comment réussir à garder tous vos participants concentrés tout au long de votre événement ? Sachez que c’est une de vos principales missions lors de l’organisation de votre événement digital. Effectivement, en un clic, vos participants peuvent s’orienter vers totalement autre chose. Vous aurez donc échoué.

Communiquez autour de votre événement

Comme pour toutes organisations d’événements, tels qu’ils soient, le choix des médias sur lesquels vous allez communiquer est important. Il faut que ces canaux soient appropriés à votre événement, quitte à ré-apprendre à communiquer en découvrant de nouvelles alternatives. Innovez (outils d’animation, matchmaking…) mais n’oubliez pas non plus les incontournables (emailing, réseaux sociaux, ambassadeurs, teasing …). Pensez également à entretenir vos relations avec vos participants, clients, personnes absentes à l’événement en leur proposant le lendemain par exemple un replay de celui-ci.

Préparez vos employés et intervenants

C’est ce qui rendra votre événement encore plus fluide et professionnel que ce que vous ne pensiez. Tant vos employés que vos intervenants à votre événement digital, devront être amenés à être formés. Proposez-leur un accompagnement voire une formation sur les outils que vous aurez à utiliser, sur leurs interventions. Pensez également pour la fluidité de votre événement à désigner un animateur. Il vous permettra d’instaurer un bon rythme voire de relancer et d’attribuer la parole en cas de « blancs ».

Analysez votre post-événement digital

Ce n’est pas la tâche la plus simple, mais c’est celle qui vous dira clairement si votre événement a été une réussite ou non. Notez que la digitalisation de votre événement rend cette étape un peu plus simple que prévu. Il vous faudra analyser par exemple le nombre de participants, le taux d’engagement ou encore la satisfaction client. Tous ces KPIs qui vous donneront de nouvelles pistes pour la réalisation de vos prochains événements.

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